Équipe Scrum : Comment faire une réunion efficace en projet Scrum ?
Comment faire une réunion efficace en projet Scrum lorsque l’équipe est réfractaire ?
Durant les projets Scrum on a tendance à faire beaucoup de réunions qui sont chronophages, tout en apportant peu de valeur au projet. Pourtant les réunions peuvent apporter de vrais bénéfices au projet.
Pour ce faire, ces entrevues doivent se dérouler de la bonne manière et au bon moment !
L’équipe Scrum travaille sur des projets agiles. Effectivement leur recherche de solution nécessite une forte communication. De ce fait, les objectifs évaluable à court terme sont mis en place rapidement. Ce qui signifie évaluer régulièrement ces objectifs et les réorienter si nécessaire.
Étant donné que la réunion reste donc un moment clé dans la vie d’une équipe scrum : Il n’est pas possible de faire l’impasse sur les réunions.
Elles permettent de faire des points réguliers sur les avancées et les difficultés de chacun durant les sprints. Ainsi, il est possible d’apporter au plus tôt des corrections et des améliorations, aussi bien dans le processus que pour le livrable attendu.
Quand-est-ce que ces réunions sont pertinentes ? Comment les rendre efficaces et éviter la réunionnite aiguë ?
Pour commencer, vous devez prendre conscience des freins de votre équipe.
#1. Comment s’explique la résistance pour effectuer des réunions ?
Étant donné qu’il est difficile de travailler en équipe sans faire le point régulièrement. Pour répondre aux craintes de vos collaborateurs, vous devez les questionner. Souvent les craintes sont injustifiées, les solutions s’envisagent donc naturellement.
Cependant, certains se questionnent sur la nécessité de rétrospectives aussi fréquentes et on commence à entendre des retours négatifs.
- « Depuis l’introduction de Scrum, je passe mon temps à assister à des réunions, je ne suis pas devenu développeur pour assister à des réunions toute la journée. »
- « Avec Scrum, j’espérais que nous aurions une culture d’équipe, mais au contraire, cela ressemble plus à une culture de la réunion. »
- « Je pensais que les réunions de Scrum étaient rapides et efficaces. Pourtant, notre Daily Scrum prend au moins 30 minutes et après, nous n’avons toujours pas d’organisation claire et solide. »
Pas besoin de réunion : l’équipe Scrum est très compétente !
Étant donné qu’il est difficile de travailler en équipe sans faire le point régulièrement. Pour répondre aux craintes de vos collaborateurs, vous devez les questionner. Souvent les craintes sont injustifiées, les solutions s’envisagent donc naturellement.
Cependant, certains se questionnent sur la nécessité de rétrospectives aussi fréquentes et on commence à entendre des retours négatifs.
- « Depuis l’introduction de Scrum, je passe mon temps à assister à des réunions, je ne suis pas devenu développeur pour assister à des réunions toute la journée. »
- « Avec Scrum, j’espérais que nous aurions une culture d’équipe, mais au contraire, cela ressemble plus à une culture de la réunion. »
- « Je pensais que les réunions de Scrum étaient rapides et efficaces. Pourtant, notre Daily Scrum prend au moins 30 minutes et après, nous n’avons toujours pas d’organisation claire et solide. »
Les rétrospectives sont assommantes et non efficaces !
Vous avez la possibilité de rendre ces temps plus interactifs. Par exemple, en conviant un autre Scrum Master ou en modifiant le format de la réunion.
Pourquoi ne pas se rendre à l’extérieur, en plein air ?
“Improving Agile Retrospectives” de Marc Loeffler est une mine d’idées pour rendre les réunions plus intéressantes.
L’équipe Scrum n’a pas le temps pour faire des réunions :
Cette vision à court terme est fausse.
Le temps que l’équipe Scrum consacre aux rétrospectives est autant de temps gagné sur le projet lui-même. Il permet de trouver des axes d’amélioration pertinents.
Pourquoi produire tête baissée sans faire le point sur ce qui fonctionne ou pas ? Afin de garantir le succès du projet l’équipe Scrum, doit aussi faire le point avec le Product Owner. Grâce aux entrevues avec ce dernier, elle prend en compte les besoins émergeants du client
Les équipes Scrum n’aiment pas faire ces rétrospectives !
Il faut se rendre à l’évidence, pour qu’une équipe avance dans la bonne direction et à un bon rythme, cette dernière devra se synchroniser. Vous ne pouvez pas vous passer de réunion tant elles sont nécessaires à la réussite du projet Scrum.
Pouvez-vous diluer cette nécessité ?
Oui, si l’équipe travaille efficacement en sprints courts, la fréquence des rétrospectives pourra être diminuée.
Pourquoi pas une tous les 2 sprints par exemple ?
Cette mesure reste évidemment exceptionnelle. Diminuer la fréquence des réunions s’envisage sur la fin dudit projet lorsque l’équipe se connaît bien et que le projet est déjà quelque peu avancé.
#2. Les astuces afin d’avoir des réunions conviviales et efficaces :
Le cadre d’une réunion joue énormément sur la réceptivité de l’équipe. Pensez donc à varier le cadre des rétrospectives.
Organiser des réunions par thématiques
Elles peuvent donner à nouveau le sourire aux collaborateurs. Changer le lieu de réunion et proposer des encas peut aussi motiver l’équipe. Le tout est de proposer des avantages à l’équipe qu’elle ne peut pas avoir dans le cadre routinier de ses missions.
Effectuer les rétrospectives debout
Les réunions effectuées debout permettent d’éviter que les entrevues durent trop longtemps. Les réunions deviennent plus courtes et vont à l’essentiel. En fin de compte, le but de la réunion est de se synchroniser pour avoir une meilleure productivité ensuite.
Donner un but et des objectifs à la réunion
L’animateur de l’entrevue prépare en amont les sujets à développer. La réunion doit toujours répondre à un but précis. Dès lors que cela sort du cadre de l’entrevue, il faut noter le sujet et y revenir plus tard. Si les réunions sont (souvent) trop longues c’est parce-qu’elles s’éternisent et ne répondent plus aux objectifs fixés.
Diminuer les durées des entrevues
Vous devez délimiter le cadre de vos rétrospectives. En outre, lors de la rédaction de vos mails d’invitation, vous devez toujours annoncer le début et la fin. Puisqu’il y a une « promesse » de délais, la réunion à moins de chance de déborder du cadre. L’idéal est de faire des réunions qui durent maximum 1 h ! Au delà elles deviennent contre productives…
Limiter le nombre de participants lors des rétrospectives
Cela permet de limiter les interactions qui favorisent le non-respect des créneaux horaires. Si la présence d’une personne n’est pas indispensable, ne la conviez pas. Lors du reporting vous pourrez expliquer les points qu’ils lui seront nécessaires au bon déroulement de ses activités. Dans la mesure du possible invitez maximum 8 personnes à vos réunions.
Conclure efficacement la réunion
Lors de cette étape, vous résumez les grandes lignes de ce qui a été développé durant la réunion. Demandez si il y a encore des interrogations et résumez les objectifs à atteindre à posteriori.
Au final, réaliser des réunions fréquentes fait gagner du temps à l’équipe. Ces réunions sont diverses et variées et toutes apportent de nouvelles données à l’équipe. De plus, les rétrospectives servent à ne pas perdre le cap et les objectifs du projet.
En définitive, apportez des arguments à vos équipes. Expliquez en quoi les réunions sont essentielles dans leurs professions et rendez-les attractives !
Il s’en suit que vos rétrospectives seront motivantes et efficaces. À présent, vous savez comment faire vos réunions efficaces pour vos projets Scrum.